Konfliktprävention: Wie Führungskräfte ihren Teams helfen können

Konflikte lassen sich in keinem Unternehmen vollständig vermeiden. Deshalb ist offenes und transparentes Konfliktmanagement eine wichtige Aufgabe für jede Führungskraft. Dennoch lassen sich zahlreiche Konflikte bereits im Keim ersticken oder ihr Potenzial kann so früh entdeckt werden, dass sie erst gar nicht entstehen. Darum geht es bei der Konfliktprävention. Was im ersten Moment wie Hellsehen klingen mag, ist in der Realität die Anpassung von Arbeitsstrukturen und Teams auf eine Weise, die möglichst wenig Konfliktpotenzial mit sich bringt. Was das konkret bedeutet und wie Konfliktprävention funktionieren kann, erkläre ich in diesem Artikel. 

Bei der Konfliktprävention geht es knapp zusammengefasst darum, potenzielle Konflikte erst gar nicht aufkommen zu lassen. Das Thema ist allerdings komplexer als es auf den ersten Blick scheinen mag. Schließlich sind einige Konflikte innerhalb von Teams auch als positiv und förderlich für die Zusammenarbeit zu bewerten – gerade ein sachlicher Konflikt über fachliche Themen kann die Produktivität, die Motivation und die Qualität der Teamarbeit deutlich erhöhen. Der erste wichtige Schritt für Führungskräfte ist demnach, Konfliktpotenzial zu erkennen und zu entscheiden, ob ein Eingriff nötig ist. Es geht bei der Konfliktprävention hauptsächlich darum, unerwünschten Konflikten vorzubeugen – nicht darum, einen hilfreichen Konflikt zu vermeiden. 

Konflikte am Arbeitsplatz können durch die unterschiedlichsten Umstände und Gegebenheiten ausgelöst werden. Ich möchte einige mögliche Beispiele erklären:

Jedes Team besteht aus unterschiedlichen Rollen. So kann zum Beispiel ein Teammitglied für den Auftritt des Teams gegenüber Kund*innen verantwortlich sein, ein anderes Teammitglied für die Vor- und Nachbereitung von Meetings und wieder ein anderes Mitglied für die Organisation von Projekten. Jedes Team muss diese Rollen eigenständig festlegen – die Führungskraft kann durch Coachings und Gespräche dabei unterstützen. Hier kommen beispielsweise auch Maßnahmen zum Teambuilding ins Spiel. Um Konflikte zu vermeiden, sollten sowohl die Rollen als auch die Zuständigkeit für unterschiedliche Aufgaben klar definiert sein. Je definierter der Handlungsrahmen für die Teammitglieder ist, desto weniger Konfliktpotenzial entsteht hier. 

In nahezu allen Unternehmen gibt es zu einem gewissen Grad Gruppenbildungen – eine Abteilung sieht sich beispielsweise als geschlossene Gruppe oder ein projektbasiertes Team tritt als feste Gruppe auf. Gruppenbildung trägt auf der einen Seite zu stärkerem Teamzusammenhalt und damit auch zu größerer Zufriedenheit und besserer Arbeit bei, kann aber auch für Konflikte mit anderen Gruppen oder Einzelpersonen sorgen. Je stärker sich eine Gruppe als geschlossene Einheit fühlt und dementsprechend auftritt, desto verschlossener ist sie gegenüber äußeren Ideen und neuen Ansätzen durch Mitarbeiter*innen außerhalb der Gruppe. Für Führungskräfte ist es demnach eine wichtige Aufgabe, die Gruppenbildung im Auge zu behalten. Treten einzelne Gruppen zu geschlossen auf, sind Gespräche und zum Beispiel teambildende Maßnahmen in einer größeren Gruppe sinnvoll. 

Jede*r einzelne Mitarbeiter*in bringt Konfliktpotenzial mit – einfach durch die individuellen Arbeitsansätze und persönlichen Gewohnheiten. Je unterschiedlicher Teammitglieder sind, desto besser können sie sich ergänzen – desto größer ist jedoch auch das Konfliktpotenzial. Hier gilt es, auf die einzelnen Angestellten einzugehen. Ein klassisches Beispiel ist die Art der Arbeit: Einige Arbeitnehmer*innen arbeiten am liebsten in einer ruhigen Umgebung, andere wiederum freuen sich über gelegentliche Ablenkung durch Kollegen und Kolleginnen und begrüßen das Konzept von einem Großraumbüro. Dass hier bei unterschiedlichen Ansätzen Konflikte entstehen können, ist naheliegend. Eine Lösungsmöglichkeit an dieser Stelle ist zum Beispiel das Bereitstellen von unterschiedlichen Arbeitsräumen: Unternehmen können einige ruhige Räume anbieten, in die Mitarbeiter*innen sich zurückziehen können, wenn sie ihre Ruhe zum Arbeiten benötigen. 

Einige erste Beispiele für die Konfliktprävention finden Sie bereits in den Abschnitten oben. Das Vermeiden von Konflikten ist in vielen Bereichen intuitiv und simpel – dennoch müssen die Situationen erst einmal erkannt werden. Ich habe einige Tipps für effektive Konfliktprävention für Sie zusammengestellt:

Der Führungsstil der Team- oder Abteilungsleitung kann eine wichtige Rolle in Bezug auf Konflikte im Team spielen. Je transparenter und offener die Kommunikation innerhalb des Teams ist, desto einfacher lassen sich Konflikte vermeiden oder zumindest lösen. Um offene Kommunikation im Team zu etablieren, muss diese jedoch zunächst durch die Führungskraft gelebt und etabliert werden. Regelmäßige Feedbackgespräche, eine Open-Door-Policy und transparente Kommunikation zu aktueller Projektarbeit bilden eine gute Grundlage für Konfliktprävention. 

Je klarer Rollen und Verantwortlichkeiten definiert sind, desto geringer ist das Potenzial für Konflikte. Wer weiß, für welche Aufgaben er verantwortlich ist, kann beispielsweise mit dem oder der Kolleg*in nicht in eine Meinungsverschiedenheit über den nächsten Projektschritt geraten. Sicherlich ist es förderlich für die Kreativität und Produktivität, unterschiedliche Meinungen während der Arbeit einzuholen – aber auch hier müssen feste Rollen kein Hindernis sein. Eine simple Alternative ist das regelmäßige Ansetzen kreativer Teammeetings, in denen alle Ideen gemeinsam gesammelt und diskutiert werden können. 

Je besser der Zusammenhalt im Team ist, desto geringer ist das Konfliktpotenzial. Je besser Teammitglieder sich untereinander kennen und verstehen, desto besser arbeiten sie in der Regel zusammen. Wer sein Gegenüber in einer Diskussion kennt und versteht, warum seine oder ihre Reaktion ausfällt wie sie ausfällt, wird eine Meinungsverschiedenheit mit großer Wahrscheinlichkeit nicht in einen Streit ausarten lassen. Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder sich gegenseitig vertrauen können. Eine gute Möglichkeit sind professionelle Coachings, in denen Teams zum Beispiel Kommunikation, Konfliktmanagement oder die Formulierung von Feedbacks lernen. 

Sind einzelne Mitarbeiter*innen in ihren Arbeitsschritten immer wieder von Kolleg*innen abhängig, entstehen schnell Konflikte. Muss jeder einzelne Projektschritt durch eine Feedbackschleife laufen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass irgendwann ein Arbeitsstau entsteht: Das Feedback kommt nicht so schnell wie gewünscht oder die Überarbeitung für die neue Freigaberunde dauert zu lange. Sinnvoller ist es, Abhängigkeiten so gering wie möglich zu halten und Feedbackrunden in Meetings mit allen beteiligten Parteien durchzuführen. 

Auch, wenn Konflikte sich nicht vollständig vermeiden lassen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, unerwünschten Konflikten vorzubeugen. Die wichtigste Aufgabe für Führungskräfte ist es, den Unterschied zwischen förderlichen und unerwünschten Konflikten zu erkennen. Das Vertrauen in die Teammitglieder sollte so groß sein, dass entstehende Konflikte eigenständig gelöst werden können. Ein wichtiger Schlüsselpunkt dabei ist die entsprechende Kommunikation – Probleme, Ängste und Unzufriedenheit müssen richtig kommuniziert werden, genauso wie Anerkennung und Lob bei guter Arbeit. Diese offene Kommunikation in Teams zu etablieren ist sicherlich eine Herausforderung, an der jedoch sowohl Mitarbeiter*innen als auch Führungskräfte Tag für Tag wachsen können.